Updated on August 1, 2018

There are two types of private scholarships; scholarships which require a recommendation from the university and scholarships which students can apply for directly.
民間奨学金には、大学の推薦が必要な奨学金「民間奨学金登録制度」と、直接申込のできる直接応募の奨学金「直接応募」の2つのタイプがあります。

English Version

「民間奨学金登録制度」　工学部・工学系研究科・情報理工学系研究科では、大学の推薦を必要とする民間奨学金に私費外国人留学生を推薦するため、民間奨学金登録制度を行っています。（例年、２月末～３月始め、８月末～９月始めの２回です。）大学の推薦が必要な奨学金に応募したい留学生は、必ず期間内に登録を行ってください。過去に登録したことのある学生も、すべての書類をそろえて、再度登録を行う必要があります。登録期間以外には一切受け付けられませんので、ご注意ください。
※大学の推薦が必要な奨学金に関しては、あらかじめ本部国際支援課が募集対象となる研究科・学部を選定します。そこで工学部／工学系研究科／情報理工学系研究科が対象となりましたら、民間奨学金登録をした学生の中から書類選考をして、対象となる学部／研究科から奨学金に推薦していきますので、学生は応募する奨学金を選ぶことはできません。

登録期間	2018年 8月23日（木）～ 2018年8月28日（火）　 平日9:00 - 17:00
登録資格	私費留学生（外国政府派遣留学生を除く）で、東京大学工学部・工学系研究科・情報理工学系研究科の正規課程学生または研究生として、平成30年9月または10月に在籍予定の者(在学生及び新規入学者)、もしくは平成31年4月に入学が決定している者
登録場所	留学生支援チーム（本郷キャンパス　工学部8号館１階） 地図:  http://www.u-tokyo.ac.jp/campusmap/cam01_04_09_j.html 8号館1階:　http://ois.t.u-tokyo.ac.jp/document/access_map_OIS.pdf
登録方法	申請書類を提出し、留学生支援チームの窓口にあるPCに必要事項を入力する。 ※登録期間中に窓口まで来られない場合は、友人や研究室のスタッフ等による代理申請が可能です。 ※申請期限が近づくと、PCが大変込み合い、長時間待つことがあります。
申請書類	(1)～(3)の様式については、下記URLよりダウンロードすること。 ※書類はすべてA４片面で印刷すること。ホッチキスで止めないこと。 ※(1)様式１申請書や(3)様式３質問票を記入する際はサンプルを参照すること。 （サンプルも下記URLからダウンロード） ※平成30年9月または10月時点の所属、住所、連絡先などを記入すること。 ※平成31年4月入学予定者については、(1)様式１申請書 は入学時点(2019年4月)の情報を記入し、現時点で不明な項目は空欄で構わない。 (1) 様式1申請書 申請書ｻﾝﾌﾟﾙ (2) 様式２研究計画及び研究業績 （２～４ページ程度にまとめること。） （※英語で記入可） (3) 様式３質問票 質問票ｻﾝﾌﾟﾙ (4) 成績証明書（学部から現在まで） (5) 在留カードのコピー（表裏）※既に来日している者のみ

注意事項
１．この登録制は、大学からの推薦を必要とする民間奨学金、東京大学外国人留学生支援基金、文部科学省外国人留学生学習奨励費(一般枠)を対象とする。
２． 奨学金にはそれぞれ応募条件があり、募集人数が限られているため、登録者全員が推薦されるとは限らない。また、推薦された場合でも、財団の選考があり、採択されるとは限らない。
３．申請調書に記載した事項に変更があった場合、及び個人で応募した奨学金に採用された場合は、留学生支援チームに届け出ること。
４．申請調書に虚偽の記載や記入漏れ等が認められた場合には、推薦を取りやめることがあるので十分に注意すること。

民間奨学金登録から奨学金への推薦までの流れ
１．登録期間中に提出された書類に基づき、研究科で採点を行い、申請者の推薦順位を決定する。
２．原則として推薦順位が上位の人から順に、応募資格を満たす奨学金があった場合に推薦を行う。
３．推薦できる奨学金があった場合に、留学生支援チームスタッフから学生本人に奨学金の情報をメールで連絡する。
４．スタッフからのメールを受け取った学生は、メールに従って選考書類を作成し、奨学金に応募する。
５．財団での選考に通った場合、奨学金を受給できる。

よくある質問
Q1.　書類は手書きとパソコンどちらで記入しますか？
A1. パソコンで記入してください。

Q2.　書類は英語で書いてもいいですか？
A2.　 様式1の申請書は基本的に日本語で提出してください。日本語で書くのが難しい場合は、英語で提出して構いません。
様式２の研究計画及び研究業績は英語で構いません。

Q3.　前に一度登録したことがありますが、もう一度登録が必要ですか？
A3.　はい、前学期に登録したことがあっても、もう一度登録が必要です。
書類の内容に変更がなくても、もう一度登録してください。

Q4.　 成績証明書はコピーでも良いですか？　
A4. 　基本的に原本を提出してください。原本を持っていない場合はコピーでも可としますが、実際に奨学金へ推薦された時は原本が必要となりますので、必ず数枚は取りよせておいてください。

Q5.   登録期間中に日本にいません。登録はできますか？
A5.   代理での登録が可能です。友人・研究室のスタッフ等に頼んでください。

Q6.   奨学金の結果はいつ分かりますか？
A6.     登録した学期中に大学へ通知のあった奨学金の中で、推薦できる奨学金があった場合にのみ連絡します。合否結果の通知時期は、応募する奨学金によって異なります。

Q7.   応募したい奨学金があるのですが、どうしたら応募できますか？
A7.　 民間奨学金登録をした学生の中から書類選考をして奨学金に推薦していきますので、大学の推薦が必要な奨学金に関しては、学生は応募する奨学金を選ぶことはできません。

Q8.　入学試験を受験しましたが、入試の結果が出ていません。応募できますか？
A8.　入学試験の結果が出ていない学生でも、奨学金の申請はできます。登録期間に留学生支援チーム
の窓口にて「現在、受験している課程」と「入学予定日」をスタッフにお伝えください。

「Scholarships which require a recommendation from the university」

The Faculty of Engineering, the Graduate School of Engineering, and the Graduate School of Information Science and Technology use a private scholarship registration system to recommend scholarships requiring university recommendations to self-supporting foreign international students. Typically, there are two registration periods per year for the system: one between the end of February and early March, and one between the end of August and the beginning of September. International students who would like to apply for a scholarship requiring university recommendation must register for the system during the registration period. Please note that students who have registered for the system in the past must complete registration again with their current documentation. Registration will not be accepted outside the registration period under any circumstances.
For scholarships requiring university recommendations, the International Support Group makes advance designations of relevant undergraduate or graduate departments for each applicant. Should an applicant be designated to the Faculty of Engineering, the Graduate School of Engineering, or the Graduate School of Information Science and Technology, there will be a document screening from among the registered students, following which the relevant undergraduate and graduate departments will proceed with scholarship recommendations. Please note that this means students cannot choose specific scholarships to apply for.

Registration period	August 23, 2018 (Thu) – August 28, 2018 (Tue) Weekdays 9:00-17:00
Registration Requirements	Applicants must be self-supporting international students (not including foreign government-sponsored international students) expecting to be enrolled in regular courses (undergraduate or graduate) or as research students at the Faculty of Engineering, the Graduate School of Engineering, or the Graduate School of Information Science and Technology, at the University of Tokyo as of September or October 2018(currently enrolled students and new students), or students entering the University in April 2019.
Registration Location	Office of International Students (OIS) [Engineering Building #8, 1st floor] Building Map: http://www.u-tokyo.ac.jp/campusmap/cam01_04_09_j.html C Office Map:http://ois.t.u-tokyo.ac.jp/document/access_map_OIS.pdf
How to register	Submit application documents, and input all required information into the PC at the counter in the Office of International Students. *  If you cannot come to the OIS during the registration period, you can ask a friend and/or a laboratory staff member to register on your behalf.  * As the deadline approaches, the OIS becomes crowded, and the wait time to use the PC increases. Please plan accordingly.
Required Documents	Please download designated forms (1)-(3) http://ois.t.u-tokyo.ac.jp/students_life/selfsupported.html * The documents should be single-sided, A4, and unstapled * Please refer to the samples when you fill in Application form 1 and Questionnaire form 3. (You can also download samples via the above URL.) *Please note your affiliation, address, and contact details as of September or as of October 2018. *Individuals planning to enter the University in April 2019: Fill in Application form 1 with information applicable at time of enrollment. Some items may be left blank if they are yet to be determined. (1) Form 1: Application form Form1【sample】 (2) Form 2: Research Plan and Research Accomplishments (2-4 pages) (*You can write down this form by English) (3) Form 3: Questionnaire Form3【sample】 (4) Transcript (all transcripts from undergraduate studies to present) (5) A copy of your Residence Card(both sides) * * Only students currently living in Japan

Notice     
1.  This registration system is intended for private scholarships that require a recommendation from the University, and the University of Tokyo Foundation for International Student Support (Tokyo Daigaku Shien Kikin) and the Monbukagakusho Honors Scholarship for Privately-Financed International Students(JASSO Scholarship Programs)(General recommendation).
2.  Since each scholarship has its own requirements and the number of scholarship recipients is limited, not all students will necessarily be recommended for a scholarship. Additionally, even students who are recommended for scholarships may not pass the selection process in some foundations.
3.  If there are any changes regarding the information on the application forms or if you have been selected for a scholarship you applied for independently, please inform the OIS.
4.  If an application is found to be incomplete or to include false information, scholarship recommendations may be canceled. Please fill in the forms carefully.　

Procedures from Registration to Recommendation
1The Graduate School assigns scores in accordance with the documents submitted during the registration period, and determines an applicant recommendation ranking.
２Beginning with the top-ranked applicant, if there is a scholarship that an applicant fulfills the requirements for, they will be recommended.
３If there is a scholarship a student can be recommended for, OIS staff will contact the student with information about the scholarship via e-mail.
４Students contacted by OIS staff should follow the directions for document preparation, and apply for the scholarship.
５Applicants who pass scholarship foundation selections are eligible to receive scholarships.

1) Based on a screening of the registered documents, the School of Engineering and the Graduate School of Information Science and Technology create a ranking.
登録期間中に提出された書類に基づき、研究科で採点を行い、申請者の推薦順位を決定する。

2) Students are selected to be recommended for each scholarship based upon their rank and eligibility.
原則として推薦順位が上の人から順に、応募資格を満たす奨学金があった場合に推薦を行う。

3) OIS staff will contact the selected students about the applicable scholarships available.
推薦できる奨学金があった場合に、留学生支援チームスタッフから学生本人に奨学金の情報をメールで連絡する。

4) Those students who receive an e-mail regarding possible scholarships can then apply for those scholarships, following instructions provided by the staff.
スタッフからのメールを受け取った学生は、メールに従って選考書類を作成し、奨学金に応募する。

5) Only students who pass final selection from scholarship foundations will receive scholarships.
財団での選考に通った場合、奨学金を受給できる。

Q&A
Q1:  Should I prepare the required documents by hand or on a PC?
A1.  All documents should be prepared on a PC.

Q2:  Can I submit the required documents in English?
A2. You can write the information for the Research Plan and Research Papers form 2 in English. Application form 1 should be submitted in Japanese. If you have difficulty writing Japanese, this form may be submitted in English.

Q3:  I registered last semester. Do I need to register again?
A3.   Yes, even if you registered last semester, you must register again. Even if there have been no changes in your documentation, please register again.

Q4:  Can I submit a copy of my transcript？
A4.   Original transcripts are necessary. If you do not have an original transcript, a copy will be accepted, but please note that if you are recommended for a scholarship, you will need an original transcript. Please ensure you arrange for several original transcripts.

Q5:  I will not be in Japan during the registration period. Can I still register?
A5.   Registration by proxy is possible. You can ask your friends or laboratory staff members to register on your behalf.

Q6:  When will I know the results of the scholarship applications?
A6. During the semester you registered, the university will receive scholarship notifications. You will only be contacted if a scholarship is available for which you can be recommended. Timeframes for pass/fail announcements differ with each scholarship.

Q7:  I want to apply for a specific scholarship. How can I apply?
A7.   We select the students to be recommended for each scholarship based upon the screening of the registered documents. For scholarships that require a recommendation from the university, students cannot choose which scholarship to apply for.

Q8: I’ve taken the entrance examination, but I have not received the results yet. Can I apply?
A8. Students who have taken the entrance examination but who have not yet received the results may make a scholarship application. Please visit the Office of International Students during the registration period and tell the staff the current status and schedule of your entrance examination as well as your expected date of enrollment.

We select the students to be recommended for each scholarship based upon the screening of the registered documents.
For scholarships that require a recommendation from the university, students cannot choose which scholarship to apply for.
民間奨学金登録をした学生の中から書類選考をして奨学金に推薦していきますので、大学の推薦が必要な奨学金に関しては、
学生は応募する奨学金を選ぶことはできません。

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Scholarships which students can apply for directly
直接応募できる奨学金「直接応募」

■Please check the 【直接応募】(direct application) section on the student portal site and apply directly to the scholarship foundation yourself.
(Reference: The latest information on scholarships: Scholarships filled via "DA"(Direct Application) on the list.)
ポータルサイトに掲載される【直接応募】奨学金の情報をチェックし、自分で直接申し込みをしてください。
(参考：最新の奨学金に関する情報：リスト中に“DA”（Direct Application）と表示のあるもの)

■Tips for Applying for Scholarships ／ 奨学金応募に関する諸注意

 

Contact / 問い合わせ先

Office of International Students (OIS)
TEL: +81-3-5841-6043 FAX: +81-3-5841-6053
E-mail: ryugakusei.t_at_gs.mail.u-tokyo.ac.jp (Please replace _at_with @.)
東京大学工学系・情報理工学系等国際推進課留学生支援チーム
電話：03-5841-6043 FAX: 03-5841-6053
E-mail: ryugakusei.t_at_gs.mail.u-tokyo.ac.jp (_at_を@に変えてください。)